今回は「自己開示」について紹介していきます。

自己開示は、普段生活する上でのコミュニケーションテクニックとして大事なことではありますが、ビジネスにおいても、組織内外問わず交流を促進する上で必要なテクニックになるため、注目されています。

1.自己開示とは

「自己開示」とは、自分の強みだけでなく悩みや弱点なども含めて、他者にありのままの自分をさらけ出すことを指します。

この言葉は言葉は、1971年にカナダの臨床心理学者シドニー・ジュラード (Sydney Jourard)が初めて用いたとされています。

ただし、本人が自分自身の姿を正確に認識していない場合があったり、受け手側の意図が入り、誤認する可能性もあるため、必ずしも正確に情報を伝達できるとは言えません。

2.自己呈示と自己顕示の違い

自己開示と似た言葉に「自己呈示」と「自己顕示」という言葉があります。

◆自己呈示との違い

「自己呈示(じこていじ)」とは、他者から見られる自分の印象に影響を与えようとする行動のことをさします。

英語では「self-presentation」と書きます。
プレゼンテーションという言葉から推測できるように、自己呈示にはどのような情報を公開するかを選び、自分をよりよく見せるために印象操作をする意味合いがあります。

ビジネスの場では特に、上司や取引先からいい評価を得たいがために、自分にいい印象を持ってもらえるような情報だけを選んで与えることもあるでしょう。

ただし、いいように思われる情報だけ与えてしまうと、「この人は本当のことを言っていないんじゃないか」と思われ、信頼感を損ねる危険性があります。

率直な感想や意見が求められる場面では、自己呈示は避け、自己開示をするようにしてみましょう。



◆自己顕示との違い

「自己顕示(じこけんじ)」とは、自分の存在や価値を人前で見せつけようとしたり、自分の成功や功績をひけらかすことをさします。
周りの人間から注目され認められたいという欲求のことを自己顕示欲といいます。

英語では「self-revelation」と書きます。

自己顕示欲は、成長過程において誰にでも生じるものです。
特に若い世代の方は、実績や経験も少ないことから、生じやすいでしょう。

自慢話や自分の話が多くなってしまったり、他人の評価を気にしすぎてしまったりする方は自己顕示欲が強く、人間関係の悪化や自己肯定感が低下したり、悪影響を及ぼす危険性があります。

3.自己開示ってどうやるの？

◆プライベートの話をする
趣味・休日の過ごし方・好きなもの・健康

◆自分がされて嫌だった話
相手にも共感してもらえるような話をしましょう。
特定の個人の悪口は避け、嫌な「行動」についての話をすると良いでしょう。

◆失敗談やコンプレックスの話をする
笑い話にしたり、どうやってその状況を乗り越えたかを話の終点にするといいでしょう。

◆夢や目標の話をする
いきなりだと、ビックリさせてしまう可能性もあるので、会話の流れは意識しましょう。


※注意※
・信頼できる相手かどうか見極める。
・マウンティングにならないようにする。
・自分が開示したくない話を無理にはしない、自主的に話したいことだけ話す。

4.自己開示のメリット

◆自分から開示すると、相手の自己開示を促すことができる
心理学では、相手が自己開示することによって、自分も自己開示したいという、自分のことを打ち明けたいという特性が働きます。これを「自己開示の返報性」とよびます。

◆ミスマッチを防ぐことができる
面接の場であれば、採用担当者と求職者。案件の紹介の場であれば、コンサルとクライアント等、それぞれ開示ができれば相性を判断し、最適な判断を下しやすくなります。

◆心理的安全性が高まる
心的安全性とは、「組織の中で自分の考えや気持ちを誰に対してでも安心して発言できる状態のこと」をさします。

ほかにも…
◆良好な人間関係を築ける
◆短時間で距離を縮められる
◆相手と打ち解けやすい
◆自己肯定感が芽生える　などが挙げられます。

5.まとめ

適切に自己開示を行うことにより、人間関係が豊かになることはご理解頂けたでしょうか？
自己開示は相手との信頼関係の構築を短い時間で行うことができ、更にその質をあげることができます。また、会社の上司や取引先の商談相手など効果的に使用できる場面が増えるでしょう。

ただし、信頼できない相手に自己開示するのはリスクを伴います。
自己開示の方法を知り、ビジネスに活かしましょう。


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今回はキャリアアップするために必要とされる「ビジネススキル」について紹介していきます。
ビジネススキルについて理解することで、今の自分を見直すことにも繋がりますので、是非読んでみてください。

1.ビジネススキルとは

ビジネススキルとは、仕事をする上で身につけるべき、知識・技術の総称です。
パソコン作業や経理など特定の能力のみではなく、社会生活で必要となる知識・技術も該当します。

仕事内容や立場によって求められるスキルは異なります。
ハーバード大学のロバート・カッツ教授は、「カッツの3能力(カッツモデル)」として、３つに整理しました。

カッツは階級があがるにつれ、テクニカルスキルの重要度が相対的に下がり、コンセプチュアルスキルとヒューマンスキルの重要度が高まると考えました。

要は、
スタッフ層はテクニカルスキルをより必要とされ、
経営者層はコンセプチュアルスキルとヒューマンスキルがより必要とされるということになります。

2-1.テクニカルスキルとは

テクニカルスキルとは、業務遂行能力や業務知識のことです。
とくに、現場で働く人やスタッフ層に必要とされる能力です。
テクニカルスキルは、職務内容により様々です。


◆例えば…

接客であれば、接客技術・説明力・商品知識・観察力
会計であれば、経理・財務知識
事務であれば、事務処理能力・PCスキル・資料作成能力
営業であれば、コミュニケーション能力・マーケティング技術・調品知識
企画であれば、情報収集能力・市場理解・分析力
エンジニアであれば、プログラミング能力・情報収集能力

などが挙げられます。

2-2.ヒューマンスキルとは

テクニカルスキルとは、円滑な人間関係を築く能力のことです。
とくに、マネジメント層や管理職に必須とされる能力です。

相手を理解する気持ちや意見を正確に引き出すこと、相手に物事をわかりやすく的確に伝える技術が必要です。

◆例えば…

プレゼンテーション・向上心・ファシリテーション・コミュニケーション・ヒアリング・交渉・コーチング・リーダーシップ・ネゴシエーション

などが挙げられます。

◆ヒューマンスキルが高い人の特徴

ヒューマンスキルは、相手の気持ちへの理解や物事を的確に伝えることを意識することで鍛えられます。

2-3.コンセプチュアルスキルとは

コンセプチュアルスキルとは、概念化能力のことです。
物事を概念化して捉えたり、抽象的に物事を考えたりする能力です。

とくに、経営者層に必須とされる能力です。

組織に対して課題解決やリスク回避、イノベーション等をもたらすため重要な能力といえます。

◆例えば…

論理的思考・批判的思考・水平思考・俯瞰力・柔軟性・受容性・探究心・応用

などが挙げられます。

◆コンセプチュアルスキルが高い人の特徴

コンセプチュアルスキルは、普段から物事に対する考え方を意識することで鍛えられ高まります。

3.これらのスキルの高め方

まず、いずれの能力においても、自分の能力を客観的に見ることが大切です。

自分の職場や立場ではどのような能力が必要とされるのか、
目標とする立場の上司はどのような能力が求められているのか考えてみましょう。

可能であれば、自身のどの能力が評価されているか、もしくは努力が必要か、
上司からフィードバックをしてもらいましょう。

どの能力を鍛えるべきか考えられたら、上司や先輩を真似したり、専門書を読んだり、OJTをしたり、e-ラーニングをしたりして学習していきましょう。

4．まとめ

いかがでしょうか。

これらの能力を鍛えていけば、よりビジネスで活躍できるようになることはもちろん、新しいことができるようになって自己肯定感も高まることは間違いないと思います。
自分を磨き、ビジネススキルを鍛えていきましょう！

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就職活動において面接で本当は第一志望ではないのに第一志望であると本音を隠した経験は社会人であればほとんどの方が経験したのではないでしょうか。

日本のビジネスシーンでは本音と建前をうまく使い分けるスキルを持ち合わせておくことが世渡りのコツとなります。

今回は、そもそも「本音」と「建前」とは何なのかという基本的なお話や、実際のビジネスシーンでの本音と建前を使いわけるポイントなどを紹介いたします。

◆ビジネスにおける本音と建前

“本音と建前”は日本人特有の価値観です。

ビジネスの場においては、“本音”を見せずに、“建前”を表に出して、交渉や要求を進めていくことも往々にしてあります。

まずは、本音と建前の意味を解説いたします。

「本音」の意味

“本音”とは、自らの本心のことです。
日本におけるビジネスの場では、本音を言える場面はほぼないと言っても過言ではないでしょう。

例えば、取引先からあり得ない金額での契約を提示されたとしても、「一度社に持ち帰って検討させてください」と、その場で拒否するのではなく、相手の思いを受け取ります。

これは嘘をついているわけではなく、ワンクッション入れて相手側の条件を切り捨てないこと・不快感を与えないようにしているのです。

もしこの場面で「その金額は無理です」ときっぱりと本音を伝えてしまえば、その取引先とは下手をすれば縁を切られてしまう可能性もあるのです。また、冒頭の就職活動の面接においても御社は第二志望ですなどと本音を言ってしまえば、高確率で御祈りメールが来ることでしょう。

「建前」の意味

建前とは、“本音”の対極にある言葉であり、本心ではない気持ちが“建前”です。

“嘘”と同列にされることが多いですが、他人を欺き陥れる意思があるのが嘘であり、建前には相手を騙す意思はない点に違いがあるということを覚えておきましょう。

海外では、交渉ごとの際に建前を使うことはほとんどありません。初期の段階で具体的な条件をはっきりと伝え、お互いの妥協点を探るのが海外におけるビジネスの基本です。一方日本では、具体的な条件を徐々に徐々に提示していくという、建前が前提で交渉が進む傾向があります。

◆建前に潜む危険性

では交渉を進めていく上では常に建前を使っていれば良いかと言われるとそうではありません。

建前ばかりで交渉を進めていくとトラブルに発展するケースもあります。

ここからは、ビジネスシーンで建前を使う際に気をつけなければならない注意点について紹介いたします。

1.時と場合を考えて本音と建前を使い分ける

場面や相手によって、本音と建前を使い分けましょう。例えば、なんとしても契約したい取引先との交渉の際には、建前を上手に使って相手の本音を引き出すことが有効です。

相手が本心では何を求めているのかを探ることで、交渉をスムーズに進めることができます。一方で、自分の部下を指導する際には、言いたいことを遠回しに伝えても響きません。

部下のどこが悪いのか・どこを直したらいいのかといった具体的な内容を伝えたほうが効果的です。本音と建前、どちらを使うのか、状況に応じて使い分けましょう。

2.建前ばかりでは仕事が進まないと意識する

建前ばかりを伝えていると、ビジネスの進捗スピードが遅くなります。

絶対のめない条件なのに「検討します」と伝えると相手に「この条件でのんでくれるのかな？」と期待を持たせてしまい、あとからこの条件ではのめないと伝えると、「検討すると言ったのにあれは嘘だったのか」と、相手の機嫌を損ねてしまいます。

このようにヘタな建前は自分にとっても相手にとっても、無駄な時間を使うことになってしまいます。ビジネスを円滑にするために建前を使うのは悪いことではありませんが、建前だけを使っていてビジネスの進捗が遅れてしまっては本末転倒です。
建前を使うのは、あくまで自分の本心を相手に伝えやすくするための手段であることを頭に置いておきましょう。

3. 建前を見極める力も必要

日本のビジネスシーンでは、ほぼほぼ建前が前提で交渉が進みます。あなたも建前を使うように相手も建前を使ってくるということを忘れてはいけません。

ビジネスにおいては相手の建前を見極めることが大切です。相手の発言をそのまま受け取るのではなく、裏にはどのような本心があるのか、本当のところのニーズはなんなのかを探っていきましょう。

◆まとめ

いかがでしたでしょうか。日本のビジネスシーンでは建前を上手に使いながら相手との関係性を構築していき、本音を話せる関係性に持っていくことが求められます。

建前は嘘ではありません。
相手を欺いたり、陥れるような言葉選びは禁物です。

また、本音と建前は、相手の気持ちを害さないようバランスよく使うことも忘れてはいけません。

時には相手の本音が見えずにモヤモヤすることもあるかもしれませんが、関係を深めることで少しずつ本音を聞ける関係性になります。
相手の気持ちを尊重し、本音と建前を上手く使って、ビジネスでの人間関係を円滑に進めていきましょう。

「報・連・相（報告・連絡・相談）」は円滑な業務遂行と職場環境の活性化には必要不可欠なものです。
もうご存知の方も多いかと思いますが、仕事の基本なのに意外とテクニックがいる「報・連・相」。
「報告をするタイミングがわからない」「自己解決をしてしまいミスに繋がった」なんて悩んでしまうこと、ありませんか？
「報・連・相」ができないのは、若手社員側の問題だけではなく、上司側の問題もあるかもしれません。

そこで今回は、「報・連・相」の基本から効率的なやり方までをご紹介いたします。

「報・連・相」の目的とは

■報告の目的

「報告」とは、上司からの指示や業務に対して、完了したのか、どこまで進んでいるのかなどを伝えることです。
逐一報告を上司にすることにより、上司は部下の進み具合を見て支援をしてくれることもあるでしょう。

■連絡の目的

「連絡」とは、業務に携わる関係者に対して、自分の作業状況などを伝えることです。
連絡はあくまでも、個人の感想を伝えるものではなく、事実をそのまま伝えます。
上司と部下の関係以外でも連絡を行うことになるので、おそらく社会人で一番多く行っているのは「連絡」だと思います。

■相談の目的

「相談」とは、業務で行き詰ったときや、自分では判断できない状況にいる場合、上司や統括者に指示を仰いだり、先輩や同僚にアドバイスをもらうことです。
1人で考え込まず、相談することでより早く詰まっている状況から解放され、別の仕事に注力できます。

「報・連・相」の必要性がある場面

■業務終了時やトラブル発生時

報告するには、タイミングが大切です。

例えば、仕事が完了したときや、長期業務の進捗状況報告、納期に間に合わないときなどがあります。

仕事が完了したことが分かれば、指示をした人は安心できます。

進捗状況報告も、進捗率が分かるため完成の目途などが分かるでしょう。

納期に間に合わないときは、業務全体の進行に影響や、取引先などの信頼を失うことにも繋がりかねませんので、事前に報告することはとても重要です。

また、同じようにトラブル発生の際にも素早い報告が必要です。
すぐ報告することにより、トラブルへの初動が迅速になり、結果、早期鎮静化、被害を最小限に抑えることもできるでしょう。

■仕事の日程や進め方が変更になったとき

日時や期限などの指定がある場合は、「報・連・相」をおこなわなければトラブルにつながってしまう場合もあるでしょう。

例えば、「明日までに書類を提出して」と連絡を受けた場合の解釈はさまざまです。

・明日までに、だから今日中に提出
・明日の8時の朝礼前に提出
・明日の17時の業務終了前までに提出

もし連絡者の「明日まで」が「明日の業務が始まるまで」だとしたら、明日の17時に提出した人は「提出遅れ」となってしまいます。

これはお互いに「言葉足らず」、「確認不足ず」の状態で意思の疎通が適切にできているとはいえません。

このような認識のずれは社内でならまだいいですが、取引先や顧客が関わるものの場合、信頼を崩しかねません。

お互いのスムーズな業務進行や信頼関係を維持していくためにも、連絡する際には日時まで伝える、日時まで確認することを意識して「報・連・相」をおこないましょう。

■疑問や不満があるとき

「報・連・相」のなかでも、相談をする必要性があるのであれば分かりやすく簡潔に、「何を解決したいのか」を明確にしましょう。

相談するということは、何か問題を解決したいということです。

相談する際に「こうなりたい」、「こうしたい」という「解決した先に待つもの」をイメージすることで、「そうなるためには？」の「解決したい何か」が出てきます。

相談したかったのにいつの間にかただの愚痴になっていた、とならないように明確に目的意識を持って「報・連・相」をおこないましょう。

「報・連・相」のポイント

■報告のタイミング

報告では、タイミングが重要です。基本的に上司に聞かれてから報告をするのでは遅いと思ってください。

上司が欲しい情報が、上司が欲しいときに手元になかったとすれば、それは評価が下がる原因の1つになります。

上司の目線でいえば、部下からの報告をもとに戦術を考え直す必要がでてきたり、さらに上層部に報告をしなければならないため、部下からの報告が遅くなると上司という立場に立つ人は困ってしまうものです。

逆に部下からすると、報告はとても面倒であり、特に悪い状況を報告する時など「報告したら怒られるのではないか」と考えがちです。

あなたがマネージャーであれば「怒られるくらいなら黙っていればいいや」という考えの部下がいるかもしれないと認識しましょう。普段から報告しやすい関係性を作っておくことも重要です。

■正確さとスピード

連絡をする場面では、連絡をする人は正確で明瞭な情報を知っておく必要があります。
いつどこで何が行われるのか。参加に際し、何が必要なのか。
当たり前に聞こえるかもしれませんが、できていない社会人は多いです。

例えば、
「今日は◯◯の会議をやります」

いつ？
どこでやるの？

連絡はされたけどこの情報だけでは参加できる気がしません。
情報を受ける側の立場に立って、しっかりと必要な情報を連絡できるようにしましょう。

良い連絡例：「5/10 15:00から新商品のパッケージデザインについて会議を行いますので、出席をお願いします」

報告ではスピードも重要です。簡単な報告や、緊急度の高い報告は、口頭での報告がいいでしょう。書面やチャットを使った報告では、いつ上司が確認するかわかりません。
緊急な連絡をわざわざタイピングするのは、時間がもったいないですよね。

■相談ではどうなりたいかまで話す

仕事上の相談などを行う際には、次のことを忘れないでください。

-今自分はどういう状況なのか。
-今自分は、何をしたいのか。どうなりたいのか。
-今まで自分がどういう行動をとって、いま悩んでいるのか。

相談に乗る側からすれば、現状が分からなければアドバイスの使用もありません。
また、あなたがどうなるための相談なのか、今までどんな取り組みをしてきたのかを伝えることにより、上司や先輩も経験があることも多いでしょうから、アドバイスしやすくなります。
アドバイスによる問題解決の可能性も高まるでしょう。

アドバイスをもらう側になった場合、相談の仕方を変えることにより、問題解決がスムーズになります。

報告、連絡、相談する際のポイントをお伝えしましたが、ここからは、「報・連・相」を怠ることによって起こるトラブルの例をお伝えします。
ありがちな状況なので、同じ経験をしたことがある人もいるかも知れません。
同じトラブルを起こさないように日頃から報告、連絡、相談を意識して実行してみてください。

「報・連・相」をしやすい上司になるための心得

■意識的に感情的な指摘を減らす

感情的な指摘は部下を萎縮させ上司の感情を乱さない行動を優先するようになり「報・連・相」をさせにくくします。

例えば、部下のミス報告に対し「こんなミスをするなんて信じられない」といったような落胆的感情が強い指摘では、部下は今後は失望されないよう気をつけなければならないという意識が高まります。その結果、上司を失望させたくない、自分がショックを受けたくないという感情によって、連絡や報告をせず自分で解決することや失敗を隠すような癖がつく可能性も考えられます。

上司の感情的な指摘は部下にとって本来行うべき報告や連絡よりも上司の機嫌を取る言動を優先させてしまうため、意識的に減らすべきでしょう。

■部下の自尊心を高めるマネジメントを意識する

自尊心とはありのままの自分を尊重し受け入れることを指しますが、部下の自尊心を高められる上司は部下にとって「報・連・相」しやすい存在となります。

なぜなら、自らの自尊心を高めてくれる存在には次第に安心感や信頼感が芽生え、連絡や報告を行う際に不安や恐怖を感じないためです。例えばミスの報告をしなければいけない際にも、自尊心が低いと自分の存在を否定される可能性を考え恐怖心から報告が遅れることやできない場合もあります。

上司に対し自尊心を高めてくれる認識があれば、自分自身を否定するのではなくミスへの対処や指導に導いてくれるという信頼感から自主的に報告を行うようになるでしょう。

■部下の話を途中で遮らないことを徹底する

相手の話を遮る行為は自分の話の方が重要だという意思表示に捉えられるため、部下の話を遮ることで威圧感を与え、部下は次第に心を閉ざしてしまいます。

こうした対話が日々行われていれば部下は「報・連・相」というコミュニケーションも取りにくくなるでしょう。逆に話を遮らず最後まで聞き入れる行為は相手に好印象を与え、上司に対し親しみや信頼が生まれるため「報・連・相」も自然と行われるようになります。

話を遮らないことは相手のペースに合わせた対話となり、相手にとって自然と心を開きながら考えていたことをスムーズに話せる効果があります。考えを最後まで伝えられることで、自分の話を受け入れ理解してくれるという印象も与えます。日々の対話の中で話を遮らないことを徹底することで、部下との距離は縮まり「報・連・相」をしやすい存在となるでしょう。

まとめ

今回は社会人の基本となる「報・連・相」について紹介させていただきました。

普段自分はできていると思っていても、相手からしたら伝わっていない場面もあるかもしれません。
今回お伝えしたポイントをふまえ、業務をスムーズに遂行できるよう取り組んでみましょう。

部下に報連相をしやすい環境を提供することも、チームとしてのパフォーマンスを上げる大きなポイントです。

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出退勤のルールをきちんと理解しておりますか？企業は従業員の正しい就業時間を把握する事が求められています。その中で現状の勤怠システムではいくつかの課題があります。

今回は詳しい出退勤のルールと、勤怠管理の様々な方法、それぞれのメリット・デメリットについて説明していきたいと思います。
当たり前のことかもしれませんが、意外と自分の認識と違っている可能性もありますので、是非ご参考にしてみてください。

出退勤の基礎知識

始業時間・終業時間とは

会社では勤務時間が定められており、始業時間、終業時間が決まっています。始業時間は、仕事の準備を始める時間ではなく、仕事を始める時間です。
したがって、始業時間には、着替えなどの準備をして席に着いていなくてはなりません。時間どおりに仕事が始められるよう、余裕をもって出勤するようにしましょう。
終業時間も同様です。定刻までは仕事をする時間です。帰り支度は退勤時間が過ぎてから始めるようにしましょう。

遅刻・欠席をする際には必ず連絡を

病気や交通障害などやむを得ない理由で遅刻や欠勤をする場合は、必ず始業前に連絡をする必要があります。

派遣会社と派遣先の担当者に電話で連絡をするようにしてください。メールでの連絡も可能ですが、相手に確実に伝わったことを確認するためには、電話で直接相手と話をするほうが良いと考えられます。遅刻の場合は、どの程度遅れるかも連絡するようにしましょう。

無断欠勤は、懲戒処分につながったり、何度も繰り返すと解雇されることがありますし、賃金もカットされます。自分自身の不利益だけでなく、派遣先に重大な迷惑をかけることになりますので、必ず連絡するようにしましょう。

出退勤の管理方法

続いて、様々な出退勤の管理方法のメリット・デメリットについてご紹介します。現在、他の勤怠管理のご検討の方や、これから導入する方も是非ご参考ください。

タイムカード

従業員の勤怠管理にもIT化が進んでいます。そんな中でも、タイムレコーダーに手動で打刻する「タイムカード方式」を利用している企業もまだまだ多いのが現状です。改めてそのタイムカードを利用するメリットやデメリットを考えてみましょう。

メリット：誰でも簡単に使用・管理できる

タイムカードの利用方法は、とてもシンプルです。利用者は、毎日の出勤・退勤時にストッカーから自分のタイムカードを取って、タイムレコーダーに挿入するだけで出退勤の打刻記録が行えます。

登録に難しい手順がなく、時間もかからないため、導入後すぐに運用することが可能です。管理者側にとっても、運用に伴う社員教育の手間が少なく済むメリットがあります。

デメリット①管理が大変

タイムカードは導入が簡単というメリットがある一方で、管理に手間と時間がかかるデメリットも持っています。タイムカードは従業員の労働時間を記録した書類であるため、紙面に打刻するスペースがなくなっても、すぐに捨てることはできません。

労働基準法では、労働関係に関する重要な書類について、以下のように記録の保存が定められています。

デメリット②打刻し忘れ、不正打刻リスク

タイムカードは導入が簡単というメリットがある一方で、管理に手間と時間がかかるデメリットも持っています。タイムカードは従業員の労働時間を記録した書類であるため、紙面に打刻するスペースがなくなっても、すぐに捨てることはできません。

労働基準法では、労働関係に関する重要な書類について、以下のように記録の保存が定められています。

デメリット③残業・有給管理がしにくい

タイムカードに打刻される数字は、出勤・退勤した正確な時刻の記録でなければなりません。しかし、タイムカードをタイムレコーダーに挿入する作業は、従業員の主な業務とは連動していないため、タイムカードの使用を忘れる打刻漏れの可能性があります。打刻漏れは、後から打刻修正や忘れた理由の申告が必要となり、人事担当者や総務担当者にとって負担となる作業です。

また、タイムカードは不正打刻されるリスクがあります。本人が遅刻しているのに同僚にタイムカードを打刻してもらう、上司の勝手な判断で残業時間が記録されないなど、タイムカードは労働時間のごまかしが発生しやすい管理方法です。

管理システムやアプリ

管理アプリとは、スマホやタブレット端末を利用して、打刻や勤務記録の集計などを行うことのできるサービスです。

従来のタイムレコーダー・タイムカードや紙の出勤簿の場合、「手作業の集計」「打刻忘れの確認」「社外からの打刻」「不正打刻」「離れた拠点の管理」など多くの課題が挙げられていました。勤怠管理アプリを用いると多くの課題を改善でき、「業務の効率化」「働きやすさの向上」など人事担当者・従業員にとってメリットが大きいことから、近年では導入する企業が相次いでいます。

その管理アプリを利用するメリットやデメリットを考えてみましょう。

メリット①コスト削減

勤務時間や残業時間の集計に始まり、代休・有休の申請や取得状況、残数の管理など人事・労務担当者の業務は煩雑です。特に給与計算は工数も人的コストもかかる負荷の高い業務です。しかも、雇用形態や労働契約も個人ごとに異なる場合もあり、慎重に作業する必要があります。

勤怠管理システムを別の給与計算システムと連携、あるいは両システムが入った製品を導入すれば、出退勤時刻の記録だけではなく、従業員一人ひとりに対応した労働時間での給与が自動で計算されるので、正確かつ効率的に事務作業ができコスト削減にもつながります。

メリット②適切な労働時間管理

勤怠管理システム導入による一番のメリットは、従業員の出退勤時間を正確に管理できることです。システムの導入により、ICカードや自分のPC・スマートフォンで打刻できるようになるため、入力ミスが防げます。従業員もタイムカードの列に並ぶ必要がなくなるため、スムーズに出退勤時間を打刻できるでしょう。

また、紙のタイムカードとタイムレコーダーで出退勤時間を打刻している場合、給与計算の際にデータを手作業で入力する必要があり、転記ミスを起こす可能性があります。しかし、勤怠管理システムであれば、勤務記録をcsvデータなどで出力して給与計算できるため、人的ミスが発生しにくく給与計算の正確性を上げられるでしょう。

メリット③不正打刻防止

出退勤の時間記入には、さまざまな方法があります。タイムカードとタイムレコーダーで記録している会社や、中にはExcelに手入力して管理している場合もあるでしょう。しかし、こうした方法には本人以外も打刻できてしまうという問題もあります。

勤怠管理システムには静脈・指紋認証・顔認証システムといった生体認証システムが搭載されている製品もあり、不正な打刻を防止します。

さらに、クラウド型の勤怠管理システムでは、GPSによる打刻機能もあり、打刻と同時に位置情報を記録するため、直行直帰や出張、交代制の夜間勤務や休日出勤など、さまざまな就業形態や条件にも柔軟に対応でき、不正打刻を防止できます。

メリット④業務効率アップ

勤務時間や残業時間の集計に始まり、代休・有休の申請や取得状況、残数の管理など人事・労務担当者の業務は煩雑です。特に給与計算は工数も人的コストもかかる負荷の高い業務です。しかも、雇用形態や労働契約も個人ごとに異なる場合もあり、慎重に作業する必要があります。

勤怠管理システムを別の給与計算システムと連携、あるいは両システムが入った製品を導入すれば、出退勤時刻の記録だけではなく、従業員一人ひとりに対応した労働時間での給与が自動で計算されるので、正確かつ効率的に事務作業ができコスト削減にもつながります。

メリット⑤給与計算システムなどとの連携

製品によっては、4で紹介したように自動集計されたデータを給与計算システムなどの他システムと連携できるため、給与計算や給与明細の発行などをスムーズに行えます。給与計算だけでなく、有給管理システムやシフト管理システムなど様々なシステムと連携できるので、勤怠管理にかかる事務作業を一元で処理できます。

デメリット①管理機能を扱いきれない場合がある

勤怠管理システムは「打刻をするだけのもの」と思われがちです。そのため、管理機能を詳しく調べずに導入し、失敗している企業が見られます。

勤怠管理システム導入のメリットは、正確な勤怠状況の把握にこそあります。管理画面の使い勝手や、集計時に適応できるフィルターの粒度、スマートフォンで使える機能などはシステムによってさまざまなので、無料トライアルをうまく活用し自社に合ったサービスを探すとよいでしょう。

無料の勤怠管理システムについては次の記事で詳しく紹介しています。永年無料で使えるシステムの多くは利用条件に制限があるので、きちんとした運用を目的とするなら、有料サービスの無料トライアルを検討するのも手です。

デメリット②経営層の理解が得づらい

勤怠管理システムを導入する際、業務効率化などのメリットで、人事担当が明るい顔をしていると思いきや、実際は違うようです。

勤怠管理システムは利益を生むものではないので、費用対効果が見えづらい側面があります。ときには経営層から「既存システムと何が違うのか？コストをかけてまで導入する必要はあるのか？」などの疑問が呈されるでしょう。他部署からは人事が楽をしたいだけなのではと思われてしまうことも。

指紋認証

勤怠管理システムにおける生体認証とは、認証機能付きの打刻機で従業員の体の部位の一部を本人認証手段として利用し、出勤や退勤などの打刻の手段として使われるものです。

こちらも利用するメリットやデメリットを考えてみましょう。

メリット①高セキュアな環境の実現

生体認証は、自身の生体情報にもとづき本人確認を行うため、非常に強固な認証を可能にします。これまで一般的だったパスワード認証は運用負荷が大きいうえ、容易に破られ、なりすましによる不正アクセスのリスクが伴います。しかし生体認証は、偽装が難しいため、なりすましを防ぎ、利便性と安全性に優れた個人認証方式です。

メリット②ユーザーの管理負担を軽減できる

従来の個人認証には多くの手間がかかっていました。ID・パスワードによる認証であれば忘れないように記憶しておかなければいけません。ICカードのような物品による認証であれば、認証アイテムの持ち運びが必要です。

一方、生体認証は記憶する必要も紛失するリスクもありません。身体に備わっている情報を読み取らせるだけでよいのです。したがって、認証に伴うユーザーの負担は大幅に軽減されます。

メリット③認証をスピーディに行える

生体認証による勤怠管理のメリットに、ハンズフリーで楽々できるということがあります。生体認証ではIDカードを持ち歩いたりパスワードを覚える必要もありません。

自分の体の一部を利用して認証するので、何も持つ必要がなくハンズフリーで楽々勤怠管理が可能です。また、セキュリティ面においても、紛失などのリスクを減らすことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
まとめてみると様々な勤怠管理方法があることがわかります。
それぞれの特性を生かし、自社にあった管理方法を見つけてみてください。

2019年4月には大企業を対象とし従業員の正確な労働時間の把握が義務化されました。その翌年には中小企業も対象に入りました。

従業員の労働時間が適切に管理できていないと罰金、罰則があります。仮に罰則がないとしても企業がコンプライアンス違反を行ったとして信頼を失ってしまいます。昨今の情勢より今後一層、労働時間の把握は厳しくなると予想されます。厳しくなった際に違反しないためにも早め早めの対応を行いましょう。

「ハラスメント」とは、相手の意に反する行為によって不快な感情を抱かせることであり、「嫌がらせ」を指します。 行為者がどう思っているのかは関係なく、相手が不快な感情を抱けば「ハラスメント」となります。

「キメハラ」

近年さまざまなハラスメントが問題になっていますが、先日「キメハラ」という新しいハラスメントについてのニュース記事をみました。人気漫画の「鬼滅の刃」の映画が公開され社会現象となる中、「鬼滅の刃ハラスメント」を略した「キメハラ」という言葉が誕生したそうです。

具体的には、鬼滅の刃を見ていない人への押し付けや、鬼滅の刃をおもしろいと思わない、あるいは興味がない人を否定するような言動が「キメハラ」と呼ばれているようです。「キメハラ」についてはさまざまな意見あり、なんでもハラスメントに入れてしまうと、本当になくなるべきパワハラやセクハラのイメージが軽いものになってしまいそうで心配という声もあるようです。

パワーハラスメント防止対策の義務化

厚生労働省のホームページにハラスメントについて以下のように記載がありました。

令和元年６月５日に女性の職業生活における活躍の推進等に関する法律等の一部を改正する法律が公布され、労働施策総合推進法、男女雇用機会均等法及び育児・介護休業法が改正されました（令和２年６月１日施行）。
本改正により、職場におけるパワーハラスメント防止のために、雇用管理上必要な措置を講じることが事業主の義務となります。

また厚生労働省公式YouTubeチャンネルにて、令和２年６月１日の改正法の施行に伴い、職場におけるハラスメント関係法令の改正内容について説明している動画がご覧いただけます。

この機会に、社内のハラスメント防止対策について見直してみてはいかがでしょうか？